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Datenschutzhinweise für Mandanten und Kontaktpersonen

Information über Bearbeitungen, für die Sonnora selbst datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Stand 04.10.2026.

1. Verantwortliche Stelle

Sonnora (Schweiz) GmbH, Luzern, ist für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Bearbeitungen verantwortlich. Kontakt für Datenschutzanliegen: hello@sonnora-accounting.ch.

2. Welche Daten Sonnora bearbeitet

Je nach Mandat und Beziehung bearbeitet Sonnora insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmens- und Vertragsdaten, Korrespondenz, Buchhaltungs- und Finanzdaten, Steuerdaten, Payroll- und Sozialversicherungsdaten, Bank-/Zahlungsinformationen, Daten über Organe und wirtschaftlich berechtigte Personen sowie technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten. Bei Payroll- und Steuerleistungen können auch besonders schützenswerte Personendaten betroffen sein.

3. Zwecke

• Anbahnung, Abschluss, Durchführung und Beendigung von Mandaten;
• Kommunikation mit Mandanten, Behörden, Mitarbeitenden, Lieferanten und weiteren Beteiligten;
• Erbringung und Dokumentation von Buchhaltungs-, Payroll-, Abschluss-, Steuer- und Administrationsleistungen;
• Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Forderungsmanagement;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Dokumentations-, Steuer-, Compliance- und Meldepflichten;
• Informationssicherheit, Benutzer- und Zugriffsverwaltung, Missbrauchs- und Betrugsprävention;
• Qualitätssicherung, interne Organisation, Rechtsverteidigung und Versicherungsfälle;
• betrieblich notwendiger Einsatz von IT-, Hosting-, Kommunikations-, Cloud- und KI-Dienstleistungen.

4. Herkunft der Daten

Sonnora erhält Personendaten insbesondere direkt vom Auftraggeber und dessen Mitarbeitenden oder Organen, aus übermittelten Unterlagen und Systemen, von Behörden und Sozialversicherungen, von Banken und anderen Dienstleistern im Rahmen erteilter Vollmachten sowie aus öffentlich zugänglichen Registern und Quellen, soweit dies für das Mandat erforderlich und rechtlich zulässig ist.

5. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Personendaten können im erforderlichen Umfang Mitarbeitenden von Sonnora, Behörden und Sozialversicherungen, Banken, Revisionsstellen, Rechts- oder anderen Fachberatern, Versicherern sowie eingesetzten IT- und Cloud-Dienstleistern bekanntgegeben werden. Soweit Dienstleister Daten im Auftrag von Sonnora bearbeiten, werden sie nach Massgabe des Schweizer Datenschutzrechts ausgewählt und eingesetzt.

Zu den derzeit vorgesehenen wesentlichen Systemen gehören insbesondere Comatic, Infomaniak/kSuite/kDrive/Mail/Hosting, Tresorit, Zenkit, BlueMouse, Microsoft 365 Apps, 1Password sowie ChatGPT Business. Nicht jedes System wird für jedes Mandat oder für sämtliche Datenkategorien eingesetzt.

6. Bekanntgaben ins Ausland

Soweit Personendaten ausserhalb der Schweiz bekanntgegeben oder von dort aus zugänglich gemacht werden, informiert Sonnora über die betroffenen Staaten und den jeweils verwendeten Schutzmechanismus in Anhang A dieser Datenschutzhinweise. Besteht für einen Empfängerstaat kein vom Bundesrat anerkannter angemessener Datenschutz, erfolgt eine Bekanntgabe nur, wenn die Voraussetzungen des Schweizer Datenschutzrechts erfüllt sind, insbesondere gestützt auf anerkannte Standarddatenschutzklauseln und erforderlichenfalls ergänzende Schutzmassnahmen oder eine konkret anwendbare gesetzliche Ausnahme. Die tatsächlichen Bearbeitungsstaaten richten sich nach den konkret eingesetzten Systemen, deren Konfiguration und Unterauftragsbearbeitern.

Im Sonnora-Workspace von ChatGPT Business ist derzeit keine besondere Data-Residency-Region ersichtlich bzw. dokumentiert; Sonnora macht deshalb keine besondere regionale Speicherzusage. Sicherheits-, Missbrauchs- und Durchsetzungsprozesse können insbesondere Bearbeitungen in den USA sowie bei dokumentierten Unterauftragsbearbeitern in weiteren Staaten umfassen. OpenAI verwendet Business-Inhalte standardmässig nicht für das Training seiner Modelle. Sonnora beschränkt übermittelte Mandatsdaten auf das für die konkrete Aufgabe erforderliche Mass.

7. Aufbewahrung

Sonnora bewahrt Personendaten so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Durchführung und Dokumentation des Mandats, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder andere legitime Dokumentationszwecke erforderlich ist. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder Berechtigung zur weiteren Aufbewahrung besteht. Technische Sicherungskopien können bis zum Ablauf geregelter Backupzyklen fortbestehen.

8. Datensicherheit

Sonnora trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, starke Authentisierung, Passwortmanagement, sichere Übertragungswege, aktuelle Endgeräte und Software, Datensicherungen, Berechtigungsmanagement sowie Verfahren für Sicherheitsvorfälle. Details zu Auftragsbearbeitungen ergeben sich aus der Datenschutzvereinbarung und deren TOM-Anhang.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten verlangen sowie unrichtige Daten berichtigen lassen. Je nach Voraussetzungen können weitere Ansprüche bestehen, etwa auf Herausgabe oder Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und überwiegende entgegenstehende Interessen bleiben vorbehalten.

10. Änderungen

Sonnora kann diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich Bearbeitungen, Systeme oder Rechtsgrundlagen ändern. Massgebend ist die jeweils kommunizierte bzw. zugänglich gemachte aktuelle Fassung.